Con riferimento alla richiesta di chiarimenti si comunica quanto segue. - indicazione dei quantitativi espressi in metri lineari e in numero di pratiche: archivio composta da circa 170,00 metri lineari (si vedano i documenti allegati al bando di gara: relazione progettuale pag. 12, documento di stima economica pag. 3); - conferma dell’esistenza di un elenco di consistenza descrittivo del materiale: idem sopra; - conferma che i locali di Deposito scelti per il processo di digitalizzazione, oltre a possedere le caratteristiche necessarie ad assicurare la sicurezza e la privacy, possa essere ubicato anche al di fuori della Regione Puglia: fermo restando che i locali devono assicurare i requisiti di sicurezza e privacy, si vedano le condizioni di cui all’art. B.7 (LIMITAZIONE TERRITORIALE DEI BENI SOGGETTI A TUTELA) del Capitolato Tecnico, con particolare riferimento all'ultimo periodo. A tal fine si tenga altresì presente quanto previsto dagli articoli B.10 (URGENZA ED ESIBIZIONE DELLA PRATICA FISICA CARTACEA) e B.11 (ACCESSO PRATICHE IN FASE DI DIGITALIZZAZIONE).

Si comunicano le quantità approssimative richieste: • numero complessivo dei faldoni: 905 circa • misura media del faldone (dorso): 18 cm circa

Si conferma disponibilità per esecuzione sopralluogo nella giornata di venerdì 25 luglio p.v. intorno alle ore 10:00. Cordiali saluti

Risposte. 1) Come pagina, ai fini della stima economica dell’appalto, si è ipotizzato il fronte retro del totale delle pagine comunicato. Si precisa che i valori inseriti nel documento tecnico – economico sono da ritenersi indicativi e finalizzati esclusivamente alla determinazione del valore stimato complessivo dell’appalto per il quale, si ricorda, il contratto è da stipularsi a corpo e non a misura. 2) numero complessivo dei faldoni: 905 circa; misura media del faldone (dorso): 18 cm circa 3) Le pratiche possono essere prelevate in un'unica soluzione dagli spazi del comune per essere trasportate al centro di lavorazione e custodite in sicurezza in attesa di essere digitalizzate. Anche la restituzione potrà avvenire in un’unica soluzione al termine del contratto secondo le modalità di cui agli art. B.9 e B.15 del Capitolato Tecnico. 4) L’appalto ha per oggetto il “servizio di digitalizzazione a norma” (ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD - D. Lgs 7 marzo 2005, n. 82 e successivi decreti attuativi), degli archivi delle pratiche edilizie, come descritto nella Relazione progettuale e nel Progetto di Intervento allegati al capitolato tecnico, ricomprendente le attività schematicamente riassunte all’art. B.1 del capitolato medesimo. Non si fa riferimento a “conservazione a norma”. 5) La certificazione di processo ex art. 23-ter CAD è disciplinata dall’allegato 3 al documento “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” emanate da AgID. Al p.to 2.2 del suddetto allegato, ai fini dell’efficacia probatoria della certificazione di processo si legge che: “(…) si parla propriamente di certificazione di processo solo qualora l’attestazione di conformità venga rilasciata da notaio o Pubblico Ufficiale a ciò autorizzato e sottoscritta per mezzo della firma digitale o di altra firma elettronica qualificata (ex artt. 22 comma 2 e 23-ter comma 3 del CAD). Nel caso di soggetto privato, non si produrrà una certificazione di processo ma unicamente un rapporto di verificazione sottoscritto dallo stesso che fa piena prova fino a disconoscimento.” In conformità alle Linee Guida AgID, quindi, la certificazione di processo deve essere rilasciata da notaio o Pubblico Ufficiale a ciò autorizzato, le cui spese cedono a carico del soggetto aggiudicatario, come indicato all’art. 10 dello schema di contratto allegato al bando di gara. 6) Le modalità di restituzione del materiale cartaceo sono disciplinate dall’art. B.15 del capitolato tecnico. Esse ricomprendono la ricollocazione del materiale cartaceo sugli scaffali secondo le istruzioni fornite dal Committente. 7) Il Comune è dotato di un software di gestione delle pratiche edilizie che sono digitalizzate dal 01/06/2016. Per ulteriori dettagli è possibile consultare la relazione progettuale e la relazione di intervento allegate al bando di gara. 8) Le pratiche sono già tendenzialmente ordinate. Si veda la tabella riportata nei files allegati al progetto (relazione progettuale, progetto di intervento, documento di stima economica) nella quale sono indicati il piano dove sono collocati gli armadi, la numerazione dell’armadio e le pratiche ivi contenute. Tale descrizione come riportata in tabella (n. ….., pratica da … a …., ecc..) è riportata su ciascun armadio, come rilevabile dalla documentazione fotografica presente nei suddetti elaborati. A questo si aggiunga che il Comune è dotato di un file excel nel quale sono inventariate le pratiche sulla base del nome del soggetto titolare della stessa. 9) Le pratiche sono raccolte in faldoni. Il termine “busta” si riferisce alla cartella che contiene la singola pratica all’interno del faldone. In un faldone il numero di cartelle presenti differisce a seconda del periodo storico. 10) Parte voce B.5 della sezione B e parte voce C.1 della sezione C. Nel capitolato tecnico non si fa riferimento alla conservazione a norma. All’art. B.1 del capitolato tecnico si specifica che l’appalto ha per oggetto il servizio di digitalizzazione a norma (ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD - D. Lgs 7 marzo 2005, n. 82 e successivi decreti attuativi), degli archivi delle pratiche edilizie. 11) Come indicato al art. B.5 - Trasporto in sicurezza dei documenti, il materiale dovrà essere trasportato in sicurezza presso il laboratorio di digitalizzazione, soltanto al termine della presa in carico e schedatura dei documenti che dovrà necessariamente avvenire presso la sede comunale. 12) Le pratiche sono generalmente ordinate e al loro posto. Può succedere che inavvertitamente qualche pratica possa essere stata collocata in un posto sbagliato, oppure che qualche documento afferente ad una pratica possa ritrovarsi in un’altra, ma si tratta di pochi casi. Ad ogni buon conto si ritiene che la corretta ricollocazione possa essere eseguita anche in fase di digitalizzazione e successiva rinormalizzazione delle pratiche, fermo restando le preventive operazioni di schedatura per la presa in carico e il trasporto presso il laboratorio di digitalizzazione prevista dall’art. B.5 del Capitolato Tecnico. 13) Così come indicato all’art. B.9 del Capitolato Tecnico, la dashboard deve essere abilitata agli utenti del comune per consultazione oltre che per avere la reportistica relativa agli stati di avanzamento del progetto. Si legge infatti che: “(…) Per consentire la consultazione del documento scansionato, si richiede un modulo software, che permetta all’aggiudicatario di comunicare lo stato di avanzamento e, al committente, di verificare i lotti consegnati nonché verificare gli stati di avanzamento dell’intero progetto”. 14) Si riportano i dati delle richieste degli anni 2022: zero; 2023: zero; 2024: zero. 15) Si riportano i dati delle richieste degli anni 2022: n. 187; 2023: n. 142; 2024: n. 154. 16) Il codice ecografico del fabbricato deve essere ricavato dalle banche dati. 17) Visto l’art. B.12 del Capitolato Tecnico, tra i metadati, la “descrizione documento” differisce da “Tipo documento”. Si intende per esempio, per “tipo documento: relazione, elaborato grafico, documento catastale, atti, ecc…” mentre per “descrizione documento: relazione tecnico – illustrative o relazione ex D. Lgs. n. 192/2005 o relazione gas radon, ecc. (relazione); planimetria piano terra, primo, ecc, o prospetti e sezioni, ecc (elaborato grafico); visura catastale o planimetria catastale o estratto di mappa, ecc (documento catastale); atto titolo di proprietà o atto di asservimento, ecc (atti). Tali informazioni potranno essere rilevate sui frontespizi o mascherine dei documenti. 18) Si conferma che all’interno dell'archivio possono essere rinvenute relazioni testuali con fotografie e tavole integrate per cui è necessaria la scansione a colori. 19) I file e dati risultanti dalla scansione devono essere trasferiti alla S.A. secondo le modalità stabilite dall’art. B.14 del Capitolato Tecnico allegato al bando di gara. 20) Si conferma che, una volta acquisiti i dati e verificato che abbiano le caratteristiche prescritte dal Capitolato Tecnico, sarà il Comune a provvedere al caricamento di tali dati sul software di backoffice del SUE e sulla piattaforma in uso a cittadini e professionisti. 21) La piattaforma SUE è utilizzata prevalentemente da professionisti tecnici. Il Portale Istituzionale del Comune di Capurso ha messo a disposizione di tutti i cittadini l’applicativo per la richiesta di accesso agli atti on line da indirizzare a tutti i Settori dell’Ente compreso il Settore Assetto del Territorio, al quale giungono richieste anche per il tramite di tale canale. Di conseguenza, all’art. B.17 - Servizio di sviluppo/integrazione applicazione interoperabile - Consultazione e gestione delle pratiche digitalizzate del Capitolato Tecnico è riportato che: “(…) La stazione appaltante richiede l’esposizione di chiamate API REST (CRUD) per consentire ai sistemi già presenti sul sito istituzionale del Comune di Capurso di interfacciarsi con la piattaforma fornita dall’aggiudicatario”.

In riferimento al punto B.17, il Capitolato Tecnico mette in evidenza le funzionalità attualmente disponibili nel sistema SUE (Sportello Unico per l’Edilizia) e nel sito web comunale in uso all’Ente. Tali funzionalità costituiscono la base operativa esistente, alla quale si intende integrare le nuove componenti previste nella piattaforma richiesta dal Bando, ovvero la "dashboard" descritta all’art. B.9 del capitolato tecnico e l’applicativo che l’operatore economico dovrà fornire nel rispetto delle caratteristiche di cui al progetto di intervento. La parte dell’art. B.17 a cui si fa riferimento è rubricata: “Servizio di sviluppo/integrazione applicazione interoperabile. Consultazione e gestione delle pratiche digitalizzate”. Nel primo periodo di tale paragrafo si richiede lo sviluppo di servizi on line, atteso che il portale dedicato già esiste e possiede le caratteristiche ivi evidenziate. Al fine di garantire tale sviluppo, nel secondo periodo, viene richiesta l’esposizione di chiamate API REST (CRUD) per consentire ai sistemi già presenti sul sito istituzionale del Comune di Capurso di interfacciarsi con la piattaforma fornita dall’aggiudicatario. È importante precisare che, quando si fa riferimento allo sviluppo delle nuove funzionalità, non si intende la presentazione dell’istanza, già gestita dal sistema SUE e dal sito web comunale, bensì la realizzazione di strumenti dedicati alla consultazione, gestione e conservazione dei dati e dei procedimenti. L’obiettivo è quello di migliorare l’accessibilità alle informazioni, la trasparenza amministrativa e l’efficienza operativa, attraverso un’integrazione coerente e interoperabile con i sistemi esistenti.

Il documento di stima economica riporta costi indicativi per il trasferimento dell'archivio cartaceo. L'operatore economico, sulla base della propria organizzazione aziendale e del programma esecutivo da fornire alla S.A., è comunque libero di scegliere il deposito nell'ambito del territorio nazionale. Si conferma che è preferibile che la sede operativa ove espletare le funzioni di digitalizzazione sia a poca distanza dagli archivi delle pratiche cartacee, anche ai fini delle urgenze, ma questo non è un obbligo.