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["N.ro","Domanda","Risposta"]
[1,"Buon pomeriggio,\r\ncon la presente si chiede:\r\no\tl'indicazione dei quantitativi espressi in metri lineari e in numero di pratiche;\r\no\tla conferma dell’esistenza di un elenco di consistenza descrittivo del materiale;\r\no\tla conferma che i locali di Deposito scelti per il processo di digitalizzazione, oltre a possedere le caratteristiche necessarie ad assicurare la sicurezza e la privacy, possa essere ubicato anche al di fuori della Regione Puglia.\r\nGrazie.","Con riferimento alla richiesta di chiarimenti si comunica quanto segue.\r\n- indicazione dei quantitativi espressi in metri lineari e in numero di pratiche: archivio composta da circa 170,00 metri lineari (si vedano i documenti allegati al bando di gara: relazione progettuale pag. 12, documento di stima economica pag. 3); \r\n- conferma dell’esistenza di un elenco di consistenza descrittivo del materiale: idem sopra; \r\n- conferma che i locali di Deposito scelti per il processo di digitalizzazione, oltre a possedere le caratteristiche necessarie ad assicurare la sicurezza e la privacy, possa essere ubicato anche al di fuori della Regione Puglia: fermo restando che i locali devono assicurare i requisiti di sicurezza e privacy, si vedano le condizioni di cui all’art. B.7 (LIMITAZIONE TERRITORIALE DEI BENI SOGGETTI A TUTELA) del Capitolato Tecnico, con particolare riferimento all'ultimo periodo. A tal fine si tenga altresì presente quanto previsto dagli articoli B.10 (URGENZA ED ESIBIZIONE DELLA PRATICA FISICA CARTACEA) e B.11 (ACCESSO PRATICHE IN FASE DI DIGITALIZZAZIONE).  \r\n"]
[2,"In riferimento ai fondamentali elementi quantitativi di cui al \"Documento di stima economico\" si richiede che siano forniti i valori, ancorché approssimativi, riguardanti: il numero complessivo dei faldoni e la misura media del faldone (dorso).","Si comunicano le quantità approssimative richieste:\r\n•\tnumero complessivo dei faldoni: 905 circa\r\n•\tmisura media del faldone (dorso): 18 cm circa\r\n"]
[3,"Spett.le Stazione Appaltante,\r\ncon la presente siamo gentilmente a chiedere di poter effettuare un sopralluogo per prendere visione dei materiali da digitalizzare, possibilmente in data di venerdì 25 luglio p.v. intorno alle ore 10:00.\r\nIn attesa di cortese riscontro, si porgono cordiali saluti.","Si conferma disponibilità per esecuzione sopralluogo nella giornata di venerdì 25 luglio p.v. intorno alle ore 10:00.\r\nCordiali saluti"]
[4,"Spett.le Ente, di seguito le ns domande per la gara in oggetto:\r\n\r\n1) Nell'allegato 2 si comunica che i 170 ml dell'archivio tecnico comunale corrispondono a 425.000 pagine: si chiede se come pagina è stata calcolata la facciata. In caso contrario si chiede se deve essere considerata una percentuale di fronte retro al totale delle pagine comunicato\r\n2) Si chiede di indicare il numero complessivo dei faldoni (anche una stima) e la loro dimensione media\r\n3) Le pratiche possono essere prelevate in un'unica soluzione dagli spazi del comune per essere trasportate al centro di lavorazione e custodite in sicurezza in attesa di essere digitalizzate? Altrimenti si chiede in quanti lotti deve essere suddiviso il ritiro e se comunque le pratiche possono essere riconsegnate tutte insieme alla scadenza del contratto\r\n4) Si chiede di specificare cosa chiedete nello specifico in merito al requisito della conservazione digitale a norma AGID: avete già una soluzione di conservazione a norma? Necessitate che vengano elaborati i pacchetti per il versamento di immagini e dati su sistema di conservazione sostitutiva a norma?\r\n5) Si chiede di specificare se la certificazione di processo può essere resa dal fornitore tramite verificazione di soggetto privato oppure se deve essere effettuata da pubblico ufficiale e in tal caso se gli oneri del notaio ricadono sul fornitore\r\n6) Si chiede di indicare se, in fase di restituzione della documentazione al comune, il requisito di ricollocazione del materiale sugli scaffali è mandatorio oppure no, essendo tale attività particolarmente onerosa e impattante sulla base d'asta disponibile per la logistica\r\n7) Si chiede se il comune dispone già di un data base on line delle pratiche che compongono l'archivio tecnico e che può essere il punto di partenza per elaborare un elenco di consistenza del fondo\r\n8) In merito all'art B3 del Capitolato tecnico, si chiede quale criterio deve essere seguito per l'ordinamento fisico dei faldoni e se tale criterio è già in essere all'interno del vostro archivio ovvero se le pratiche sono già tendenzialmente ordinate\r\n9) Nell'art. B.5 del Capitolato tecnico si dice che: \"La prima operazione deve consistere nella verifica e nel controllo della corretta numerazione delle buste contenenti documenti\". Si chiede di specificare se le pratiche sono presenti in faldoni (come da prassi) e a quali buste si faccia riferimento\r\n10) Si chiede di indicare in quale voce della stima dei costi siano inclusi la certificazione di processo e la conservazione a norma \r\n11) La schedatura del materiale di cui si parla nell'art B.5 del Capitolato tecnico deve avvenire presso i locali del comune in sede di presa in carico oppure, per ragioni di ottimizzazione del processo, può avvenire presso il Centro di Lavorazione del fornitore?\r\n12) In merito all'attività di \"ricollocazione mirata delle pratiche fuori posto\" (art B.5 del Capitolato tecnico): si chiede se generalmente le pratiche sono al loro posto e ordinate. Inoltre si chiede se questa attività può essere eseguita in fase di digitalizzazione e successiva rinormalizzazione delle pratiche\r\n13) La dashboard di cui si parla a pag. 34 del Capitolato tecnico deve essere abilitata agli utenti del comune per consultazione oppure è sufficiente per loro avere la reportistica relativa agli stati di avanzamento del progetto?\r\n14) Quante sono mediamente in un anno le pratiche urgenti necessarie in originale da parte del Comune per esigenze dichiarate da parte di Tribunale, Procura della Repubblica, Organi di Vigilanza, Forze dell’Ordine (Carabinieri, Polizia, Guardia di Finanza, Corpo Forestale dello Stato, Vigili del Fuoco, ecc.)?\r\n15) Quanti sono mediamente all'anno le istanze di accesso agli atti che comportano invece la sola scansione della pratica?\r\n16) Tra i metadati è indicato il codice ecografico del fabbricato: questo deve essere ricavato dal fornitore dalle banche dati oppure è già indicato sulla pratica da lavorare oppure in un elenco già a disposizione del Comune?\r\n17) Tra i metadati del documento è indicata la descrizione del documento: si chiede se può essere ritenuta equivalente alla tipologia documentale. In alternativa si chiede di indicare cosa si intende nello specifico e dove deve essere rilevata in modo univoco nel documento\r\n18) Si chiede se all'interno dell'archivio possono essere rinvenute relazioni testuali con fotografie e tavole integrate per cui è necessaria la scansione a colori\r\n19) File e dati risultanti dalla scansione possono essere trasferiti a Voi tramite condivisione su area SFTP con accesso protetto da password\r\n20) Si chiede conferma che sarà poi il Comune responsabile del caricamento di questi dati sul software di backoffice del SUE e sulla piattaforma in uso a cittadini e professionisti\r\n21) Nell'art B.17 del Capitolato tecnico si chiede al fornitore: \"La stazione appaltante richiede lo sviluppo di servizi online per consentire la consultazione, la gestione e la conservazione delle pratiche di edilizia privata digitalizzate. Questi servizi saranno accessibili tramite un portale dedicato, con autenticazione tramite SPID, CIE e CNS per garantire un’autenticazione sicura. Gli utenti potranno presentare istanze, monitorare lo stato delle pratiche, effettuare pagamenti e consultare informazioni rilevanti\". Si chiede come mai sia richiesta l'implementazione di un portale di gestione delle istanze di accesso agli atti, essendoci già la piattaforma SUE che sembra rispondere a questo scopo\r\n\r\nIn attesa delle risposte, ringraziamo per l'attenzione\r\n\r\n","Risposte.\r\n1) Come pagina, ai fini della stima economica dell’appalto, si è ipotizzato il fronte retro del totale delle pagine comunicato. Si precisa che i valori inseriti nel documento tecnico – economico sono da ritenersi indicativi e finalizzati esclusivamente alla determinazione del valore stimato complessivo dell’appalto per il quale, si ricorda, il contratto è da stipularsi a corpo e non a misura. \r\n2) numero complessivo dei faldoni: 905 circa; misura media del faldone (dorso): 18 cm circa\r\n3) Le pratiche possono essere prelevate in un'unica soluzione dagli spazi del comune per essere trasportate al centro di lavorazione e custodite in sicurezza in attesa di essere digitalizzate. Anche la restituzione potrà avvenire in un’unica soluzione al termine del contratto secondo le modalità di cui agli art. B.9 e B.15 del Capitolato Tecnico.\r\n4) L’appalto ha per oggetto il “servizio di digitalizzazione a norma” (ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD - D. Lgs 7 marzo 2005, n. 82 e successivi decreti attuativi), degli archivi delle pratiche edilizie, come descritto nella Relazione progettuale e nel Progetto di Intervento allegati al capitolato tecnico, ricomprendente le attività schematicamente riassunte all’art. B.1 del capitolato medesimo. Non si fa riferimento a “conservazione a norma”.\r\n5) La certificazione di processo ex art. 23-ter CAD è disciplinata dall’allegato 3 al documento “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” emanate da AgID. \r\nAl p.to 2.2 del suddetto allegato, ai fini dell’efficacia probatoria della certificazione di processo si legge che: “(…) si parla propriamente di certificazione di processo solo qualora l’attestazione di conformità venga rilasciata da notaio o Pubblico Ufficiale a ciò autorizzato e sottoscritta per mezzo della firma digitale o di altra firma elettronica qualificata (ex artt. 22 comma 2 e 23-ter comma 3 del CAD). Nel caso di soggetto privato, non si produrrà una certificazione di processo ma unicamente un rapporto di verificazione sottoscritto dallo stesso che fa piena prova fino a disconoscimento.” In conformità alle Linee Guida AgID, quindi, la certificazione di processo deve essere rilasciata da notaio o Pubblico Ufficiale a ciò autorizzato, le cui spese cedono a carico del soggetto aggiudicatario, come indicato all’art. 10 dello schema di contratto allegato al bando di gara.\r\n6) Le modalità di restituzione del materiale cartaceo sono disciplinate dall’art. B.15 del capitolato tecnico. Esse ricomprendono la ricollocazione del materiale cartaceo sugli scaffali secondo le istruzioni fornite dal Committente.\r\n7) Il Comune è dotato di un software di gestione delle pratiche edilizie che sono digitalizzate dal 01/06/2016. Per ulteriori dettagli è possibile consultare la relazione progettuale e la relazione di intervento allegate al bando di gara.\r\n8) Le pratiche sono già tendenzialmente ordinate. Si veda la tabella riportata nei files allegati al progetto (relazione progettuale, progetto di intervento, documento di stima economica) nella quale sono indicati il piano dove sono collocati gli armadi, la numerazione dell’armadio e le pratiche ivi contenute. Tale descrizione come riportata in tabella (n. ….., pratica da …  a …., ecc..)  è riportata su ciascun armadio, come rilevabile dalla documentazione fotografica presente nei suddetti elaborati. A questo si aggiunga che il Comune è dotato di un file excel nel quale sono inventariate le pratiche sulla base del nome del soggetto titolare della stessa. \r\n9) Le pratiche sono raccolte in faldoni. Il termine “busta” si riferisce alla cartella che contiene la singola pratica all’interno del faldone. In un faldone il numero di cartelle presenti differisce a seconda del periodo storico.  \r\n10) Parte voce B.5 della sezione B e parte voce C.1 della sezione C. Nel capitolato tecnico non si fa riferimento alla conservazione a norma. All’art. B.1 del capitolato tecnico si specifica che l’appalto ha per oggetto il servizio di digitalizzazione a norma (ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD - D. Lgs 7 marzo 2005, n. 82 e successivi decreti attuativi), degli archivi delle pratiche edilizie. \r\n11) Come indicato al art. B.5 - Trasporto in sicurezza dei documenti, il materiale dovrà essere trasportato in sicurezza presso il laboratorio di digitalizzazione, soltanto al termine della presa in carico e schedatura dei documenti che dovrà necessariamente avvenire presso la sede comunale.\r\n12) Le pratiche sono generalmente ordinate e al loro posto. Può succedere che inavvertitamente qualche pratica possa essere stata collocata in un posto sbagliato, oppure che qualche documento afferente ad una pratica possa ritrovarsi in un’altra, ma si tratta di pochi casi. Ad ogni buon conto si ritiene che la corretta ricollocazione possa essere eseguita anche in fase di digitalizzazione e successiva rinormalizzazione delle pratiche, fermo restando le preventive operazioni di schedatura per la presa in carico e il trasporto presso il laboratorio di digitalizzazione prevista dall’art. B.5 del Capitolato Tecnico. \r\n13) Così come indicato all’art. B.9 del Capitolato Tecnico, la dashboard deve essere abilitata agli utenti del comune per consultazione oltre che per avere la reportistica relativa agli stati di avanzamento del progetto. Si legge infatti che: “(…) Per consentire la consultazione del documento scansionato, si richiede un modulo software, che permetta all’aggiudicatario di comunicare lo stato di avanzamento e, al committente, di verificare i lotti consegnati nonché verificare gli stati di avanzamento dell’intero progetto”.\r\n14) Si riportano i dati delle richieste degli anni 2022: zero; 2023: zero; 2024: zero.\r\n15) Si riportano i dati delle richieste degli anni 2022: n. 187; 2023: n. 142; 2024: n. 154. \r\n16) Il codice ecografico del fabbricato deve essere ricavato dalle banche dati.\r\n17) Visto l’art. B.12 del Capitolato Tecnico, tra i metadati, la “descrizione documento” differisce da “Tipo documento”. Si intende per esempio, per “tipo documento: relazione, elaborato grafico, documento catastale, atti, ecc…” mentre per “descrizione documento: relazione tecnico – illustrative o relazione ex D. Lgs. n. 192/2005 o relazione gas radon, ecc. (relazione); planimetria piano terra, primo, ecc, o prospetti e sezioni, ecc (elaborato grafico); visura catastale o planimetria catastale o estratto di mappa, ecc (documento catastale); atto titolo di proprietà o atto di asservimento, ecc (atti). Tali informazioni potranno essere rilevate sui frontespizi o mascherine dei documenti.  \r\n18) Si conferma che all’interno dell'archivio possono essere rinvenute relazioni testuali con fotografie e tavole integrate per cui è necessaria la scansione a colori.\r\n19) I file e dati risultanti dalla scansione devono essere trasferiti alla S.A. secondo le modalità stabilite dall’art. B.14 del Capitolato Tecnico allegato al bando di gara. \r\n20) Si conferma che, una volta acquisiti i dati e verificato che abbiano le caratteristiche prescritte dal Capitolato Tecnico,  sarà il Comune a provvedere al caricamento di tali dati sul software di backoffice del SUE e sulla piattaforma in uso a cittadini e professionisti.\r\n21) La piattaforma SUE è utilizzata prevalentemente da professionisti tecnici. Il Portale Istituzionale del Comune di Capurso ha messo a disposizione di tutti i cittadini l’applicativo per la richiesta di accesso agli atti on line da indirizzare a tutti i Settori dell’Ente compreso il Settore Assetto del Territorio, al quale giungono richieste anche per il tramite di tale canale. Di conseguenza, all’art. B.17 - Servizio di sviluppo/integrazione applicazione interoperabile - Consultazione e gestione delle pratiche digitalizzate del Capitolato Tecnico è riportato che: “(…) La stazione appaltante richiede l’esposizione di chiamate API REST (CRUD) per consentire ai sistemi già presenti  sul sito istituzionale del Comune di Capurso di interfacciarsi con la piattaforma fornita dall’aggiudicatario”.\r\n\r\n\r\n\r\n"]
[5,"Buongiorno,\r\n\r\nA fronte della risposta n. 21 fornita dalla Vostra Amministrazione, si chiede di confermare che la seguente interpretazione della risposta sia corretta: all’aggiudicatario non è richiesta la configurazione di una piattaforma di gestione degli accessi agli atti integrata con spid e pago pa in quanto già in dotazione del comune, ma solo “l’esposizione di chiamate API REST (CRUD) per consentire ai sistemi già presenti sul sito istituzionale del Comune di Capurso di interfacciarsi con la piattaforma fornita dall’aggiudicatario”.\r\nSe così fosse, si chiede la parziale rettifica di quanto indicato nell’art B.17 del capitolato: “La stazione appaltante richiede lo sviluppo di servizi online per consentire la consultazione, la gestione e la conservazione delle pratiche di edilizia privata digitalizzate. Questi servizi saranno accessibili tramite un portale dedicato, con autenticazione tramite SPID, CIE e CNS per garantire un’autenticazione sicura. Gli utenti potranno presentare istanze, monitorare lo stato delle pratiche, effettuare pagamenti e consultare informazioni rilevanti”.\r\n\r\n in attesa di vs gentile riscontro, ringraziamo per l'attenzione  e porgiamo cordiali saluti","In riferimento al punto B.17, il Capitolato Tecnico mette in evidenza le funzionalità attualmente disponibili nel sistema SUE (Sportello Unico per l’Edilizia) e nel sito web comunale in uso all’Ente. Tali funzionalità costituiscono la base operativa esistente, alla quale si intende integrare le nuove componenti previste nella piattaforma richiesta dal Bando, ovvero la \"dashboard\" descritta all’art. B.9 del capitolato tecnico e l’applicativo che l’operatore economico dovrà fornire nel rispetto delle caratteristiche di cui al progetto di intervento.\r\nLa parte dell’art. B.17 a cui si fa riferimento è rubricata: “Servizio di sviluppo/integrazione applicazione interoperabile. Consultazione e gestione delle pratiche digitalizzate”. Nel primo periodo di tale paragrafo si richiede lo sviluppo di servizi on line, atteso che il portale dedicato già esiste e possiede le caratteristiche ivi evidenziate.\r\nAl fine di garantire tale sviluppo, nel secondo periodo, viene richiesta l’esposizione di chiamate API REST (CRUD) per consentire ai sistemi già presenti sul sito istituzionale del Comune di Capurso di interfacciarsi con la piattaforma fornita dall’aggiudicatario.\r\nÈ importante precisare che, quando si fa riferimento allo sviluppo delle nuove funzionalità, non si intende la presentazione dell’istanza, già gestita dal sistema SUE e dal sito web comunale, bensì la realizzazione di strumenti dedicati alla consultazione, gestione e conservazione dei dati e dei procedimenti. L’obiettivo è quello di migliorare l’accessibilità alle informazioni, la trasparenza amministrativa e l’efficienza operativa, attraverso un’integrazione coerente e interoperabile con i sistemi esistenti.\r\n"]
[6,"Spett.le Ente,\r\n\r\nponiamo il seguente quesito:\r\n\r\nA pag. 3 dell’allegato 2 si riporta una distanza massima di 30 km ar per il trasferimento dell’archivio. Ciò appare in contrasto con quanto indicato in uno dei chiarimenti ricevuti (“Si conferma che i locali di deposito scelti per il processo di digitalizzazione […] possano essere ubicati anche al di fuori della Regione Puglia”, e con quanto indicato nell’art. B7 del capitolato tecnico allegato 3 pag. 33 “Si ritiene conseguentemente necessario che l’Appaltatore abbia la sede operativa (di proprietà o in locazione) – intesa come la sede nella quale vengono effettivamente e fisicamente espletate le funzioni di digitalizzazione delle pratiche cartacee - all’interno del territorio nazionale Italiano e preferibilmente a poca distanza dagli archivi delle pratiche cartacee, anche ai fini delle urgenze di cui al presente capitolato”. Si chiede di chiarire tale punto.\r\n\r\n","Il documento di stima economica riporta costi indicativi per il trasferimento dell'archivio cartaceo. L'operatore economico, sulla base della propria organizzazione aziendale e del programma esecutivo da fornire alla S.A., è comunque libero di scegliere il deposito nell'ambito del territorio nazionale.\r\nSi conferma che è preferibile che la sede operativa ove espletare le funzioni di digitalizzazione sia a poca distanza dagli archivi delle pratiche cartacee, anche ai fini delle urgenze, ma questo non è un obbligo.  "]